Tak ada salahnya dana untuk ulang tahun dipersiapkan jauh-jauh hari. Meski tentu saja alokasi dananya tidak harus seketat anggaran untuk biaya persalinan atau biaya pendidikan anak. Saat ini banyak restoran keluarga/cepat saji yang menyediakan paket ulang tahun anak secara lengkap. Itu bisa menjadi pilihan praktis. Tapi kalau mau merancang pesta ulang tahun sendiri, tak ada salahnya juga, berikut perkiraan pengaturan anggarannya yang disarankan:
- Katering 60%-70%
- Undangan 5%
- Sewa tempat 20%
- Bingkisan untuk tamu 10%
- Lain-lain, sisa dari 100% dana yang tersedia
Besar-kecilnya prosentase ini tidak berlaku mutlak, orangtua bisa menambah atau mengurangi sesuai kebutuhan. Misalnya karena biaya kateringnya lebih mahal, maka biaya undangan atau bingkisan untuk tamu dikurangi. Angka di atas sekedar ancar-ancar, supaya bisa diperkirakan berapa besar alokasi dana per bagiannya.
Katering
Biaya katering adalah yang utama. Orangtua bisa menyesuaikan pilihan menu dan ragamnya sesuai budget yang tersedia. Namun yang harus diingat, pesta ulang tahun anak berbeda dengan pesta ulang tahun orang dewasa, sehingga tidak perlu menyediakan menu makan lengkap untuk tamu-tamu kecil ini. Selain tidak sesuai selera mereka, porsinya pun terlalu mengenyangkan. Cukup pilih one dish meal, seperti burger, pasta, macaroni schootel, dan sebagainya.
Undangan
Undangan ulang tahun anak tidak perlu yang terlalu mewah/mahal. Cukup sebagai pengingat saja, kapan dan dimana acara akan diselenggarakan. Selembar undangan kosong dengan desain menarik, tanpa cetakan bisa dibeli dengan harga Rp2.000-Rp10.000. Orangtua tinggal menuliskan atau mencetak dengan komputer acaranya kapan dan dimana. Atau kalau tidak mau repot, undangan dengan desain yang sama, lengkap dengan cetakan tanggal dan tempat acara bisa dipesan dengan waktu pemesanan 1-2 minggu.
Bingkisan
Untuk anak-anak yang hadir dalam acara tersebut, beragam paket ulang tahun bisa dengan mudah dibeli di pusat-pusat grosir. Pilihan barang maupun pilihan harganya sangat beragam sesuai dengan kebutuhan dan anggaran masing-masing. Sebagai gambaran paket alat tulis umumnya seharga Rp20.000.
Tempat acara
Pilihan tempat acara bisa di rumah, restoran, sekolah, gedung hingga hotel. Bila ingin praktis bisa mengambil paket ulang tahun yang ditawarkan restoran/hotel. Tapi kalau mau menyenggarakan di rumah juga tidak masalah. Sebagai catatan, menyelenggarakan acara di rumah bukan berarti lebih mudah, meski dari segi anggaran lebih murah. Kesibukan “membereskan” rumah untuk menerima tamu dalam jumlah banyak bisa jadi sangat merepotkan untuk sebagian orang. Belum lagi kalau rumah terlalu kecil, sehingga banyak perabot yang harus “diungsikan” sebelum acara. Bila bermaksud menggelar acara di hotel, tentu orangtua harus merogoh koceknya lebih dalam lagi. Sebagai gambaran, tarif sewa ruangan di hotel berbintang 4 sekitar Rp8 jutaan dengan pemesanan makanan sekitar Rp100.000 ke atas/pax. Untuk ulang tahun anak yang belum genap 5 tahun, rasanya menjadi terlalu berlebihan.
Lain-lain
Jangan lupa mengalokasikan dana untuk keperluan yang tak terduga. Misalnya tiba-tiba ada perabot dari katering yang pecah sehingga dikenakan biaya tambahan, atau memberi sekedar uang rokok untuk satpam kompleks yang sudah membantu mengatur parkir kendaraan selama acara berlangsung.